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Tutoriel Microsoft Project pour débutants









Gestion des tâches et du temps


Établir les paramètres du projet pour Microsoft Project - date de départ, genre de calendrier, etc.






Entrer la liste des tâches et les activités précédentes pour chaque tâche.

On identifie aussi les regroupements de tâches, on divise le projet en phases pour pouvoir calculer le temps des différentes phases.

Plus tard on entrera les ressources et on pourra calculer les coûts du projet.



















Établir la durée


Une fois qu'on a établit la séquence des tâches, il faut établir le temps requis pour chaque activité avant de dessiner le diagramme CPM.

On évalue le temps en se basant sur l'expérience des participants.

En discutant on en vient à une entente sur la durée de chaque activité.

On peut habituellement noter un Nombre réaliste ( Nr ), un Nombre pessimiste ( Np ) et un Nombre optimiste ( No ). La formule suggérée pour la durée d'une activité est: Durée = (Np + (4 * Nr) + No) / 6.

On peut entrer la durée en jours, heures, semaines ou minutes.






Une fois la durée des tâches établie, on regarde la séquence des tâches.

Dans un projet, il y a toujours des tâches qui doivent être complétées dans un ordre précis. Quand une tâche doit être terminée avant qu'une autre puisse commencer, on appelle cette première tâche, ou événement, un prédécesseur en Microsoft Project.

La définition des prédécesseurs, comme la durée, est basée sur l'expérience et les connaissances des participants.

Dès qu'on inscrit les prédécesseurs, l'échéancier du projet commence à prendre forme.






Le diagramme de Gantt, qu'on peut regarder sous différentes formes, est la vue la plus utile et la plus commune pour afficher l'agencement des tâches du projet.

Mais on notera aussi que le projet contient toujours un certain nombre de tâches qui sont critiques au respect de l'échéancier. Tout retard dans une tâche critique entrainera un retard dans le projet. D'autres tâches secondaires peuvent avoir un peu de jeu (en anglais on dit du "slack") qui fait qu'un retard peu être comblé plus tard.

L'agencement des tâche critique forme le cheminement critique. L'analyse du concept de cheminement critique en gestion existe depuis longtemps. Il y a toute une discipline sur le sujet qui s'appelle en anglais CPM - Critical Path Management.

Le diagramme Gantt suivi illustre le cheminement critique en rouge.






Le diagramme de réseau PERT/CPM est l'autre représentation commune du projet. PERT n'est pas un outil propre à Microsoft Project. Ça a été inventé dans les années '70 alors qu'on faisait la gestion de projets de façon manuelle.






À mesure que le projet avance je note le % complété sur chaque tâche. À tout moment je devrais savoir quelles tâches sont en retard et lesquelles sont complétées.

Le % est indiqué sur les diagrammes.










Gestion des ressources


Pour commencer à gérer les ressources disponibles pour exécuter le projet, on affiche le Tableau des ressources:






Le tableau des ressources nous permet de décrire les ressources en Travail et en Matériel qui seront requises pour chaque tâche.

On associe à chaque ressource des coûts, de sorte qu'on pourra calculer les coûts des tâches, des phases et du total en assignant nos ressources disponibles.






On ajoute ensuite une colonne Coûts au tableau de tâches:







Lorsqu'on assigne des ressources, les coûts sont automatiquement calculés.











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